کاربرد اکسل در برنامه ریزی تولید

تنوع و قابلیت ابزارهای اکسل سبب شده تا نرم افزار اکسل در بیشتر فیلد‌های کاری به‌کار گرفته شود. در این مقاله می‌خوایم درباره کاربرد اکسل در برنامه ریزی تولید با هم دیگه صحبت کنیم.

امروزه اکثر مشاغل به نوعی با دسته‌بندی و تحلیل داده‌ها، فرمول نویسی، بانک‌های اطلاعاتی و گزارش گیری سر و کار دارند. برای مثال اکسل عنصر مهمی در رسیدگی به امور مهندسی هست و کاربرد زیادی ازجمله: تهیه فرمول شیت‌ها، چک لیست‌ها و نوشتن نرم افزارهای مختلف برای امور طراحی، تحلیل و گزارش‌گیری داره.

وقتی فردی برای اولین‌بار با نرم افزار اکسل آشنا می‌شه، طبیعیه که استفاده و تسط بر اکسل برای اون فرد سخت باشه! باید بدونین که جای نگرانی نیست و با تمرین مداوم و آزمون و خطا، تو کمترین زمان به اون می‌رسین. 

ابزارهای تخصصی و کاربردی که نرم افزار اکسل داره، باعث شده به‌طور گسترده در امور مالی، برنامه ریزی تولید، حسابداری، آماری و… از اون استفاده بشه و اینگونه هست که کار برای کاربران راحت‌تر شده.

ما تو این مقاله سعی داریم شما عزیزان رو با کاربردهای اکسل در برنامه ریزی تولید آشنا کنیم.

در جهان امروز استفاده درست از زمان، مدیریت اون و همینطور صرفه‌جویی در هزینه از مواردی هست که هر صنعتی برای پیشرفت و شکست نخوردن باید به اونا توجه کنه.

به خاطر همین صنعت‌ها باید از تکنولوژی‌ها و نرم‌ افزارها برای برنامه ریزی جهت بهینه‌ کردن تولید خودشون استفاده کنن.

استفاده از نرم‌افزار اکسل برای ایجاد برنامه ریزی تولید در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌تونه بسیار مفید و کمک کننده باشه.

طبیعیه هر شرکتی یه سری برنامه‌ها و اهدافی داره که باید برای رسیدن به این اهداف و برنامه‌ها، برنامه ریزی داشته باشه. اکسل به شرکت‌ها کمک می‌کنه تا اهداف مختلف روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه خودشون رو تنظیم کنن.

پس می‌تونین به این روش تمامی فرایندهای تولید رو مرور کنین تا مطمئن شید همه چیز به‌طور موثر و بدون نقص اجرا می‌شه.

زمان‌بندی فرایند تولید یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های اصلی هر صنعت تولیدی هست. درواقع زمانی‌که نیاز باشد تا تغییراتی در اولویت‌بندی محصولاتی که باید تولید شود به‌خاطر مسائلی مثل کمبود مواد، بودجه بندی مالی، نظر مدیران، عدم پرداخت به‌موقع صورت وضعیت‌ها و…  صورت گیرد، مشکل برنامه ریزی فرایند تولیدی نمایان می‌شود.

کدام قابلیت‌های اکسل سبب کاربرد آن در برنامه ریزی تولید شده است؟

• تامین امنیت سیستم‌ها از طریق شناسایی کاربرانی که وارد فایل اکسل می‌شوند
• توانایی مشخص کردن کاربرانی که برای ورود و دسترسی به اطلاعات فایل اکسل اجازه دارند
• اعمال زمان آماده سازی برای راه‌اندازی خط تولید یا ماشین‌آلات
• مشخص کردن تاریخ و ساعت دقیق روزهای تعطیل در فایل برنامه ریزی
• اعمال زمان لازم برای تولید با تاریخ و ساعت دقیق
• تعریف پیش‌نیازها برای تعیین ترتیب فرایند تولید
• امکان ایجاد برش در فرایند تولید برای اجرایی کردن زمان تعطیلی و یا گرفتن سفارش بین سفارش دیگر
• توانایی گرفتن کپی پشتیبان از تمامی اطلاعات برنامه

و…

قالب برنامه زمان‌بندی تولید در اکسل یکی از مفیدترین صفحات گسترده در مرحله برنامه ریزی تولید است.

ایجاد این قالب ممکن است برای افرادی که هنوز به تسلط کافی در استفاده از نرم افزار اکسل نرسیده‌اند کمی دشوار باشد، این افراد می‌توانند الگوها و قالب‌های آماده‌ای که در اینترنت هست را دانلود و از آن‌ها استفاده کنند.

جالبه بدونین حتی شرکت‌هایی که به سیستم‌های ERP حرفه‌ای دسترسی دارند، از الگوی برنامه ریزی تولید رایگان Excel برای اضافه کردن سفارش‌های جدید در صف تولید استفاده می‌کنند.

الگوی برنامه زمانی تولید چیست؟

در طبقه تولید تعدادی سفارش از محصولات مختلف در حال آماده سازی هست و سرعت تغییر تنوع محصول به عوامل متعددی بستگی داره.

پس تاسیسات تولیدی باید کمترین زمان توقف رو داشته باشن و موقع تنظیم برنامه ریزی تولید انعطاف پذیری بخش تولید رو در نظر بگیرن. برای همین همه سیستم‌های تولیدی نیاز به استفاده از یک الگوی برنامه هفتگی تولید اکسل دارن.

لازم است بدونید که یک الگوی برنامه زمان‌بندی اصلی تولید اکسل برای تیم فروش مفید است تا سریع‌ترین زمان‌بندی تحویل ممکن را به مشتریان ارائه دهد.

بنابراین برنامه زمان‌بندی تولید یا طرح تولید، یک سند استفاده داخلی برای مدیریت تولید و تحویل سفارش مشتری است.

الگوی برنامه زمان‌بندی تولید برای نظارت و دستیابی به هدف تولید روزانه در کف تولید و الگوهای برنامه روزانه تولید برای مدیریت اهداف تولید در طبقه تولید مفید هستند.

هدف اصلی استفاده از الگوی برنامه ریزی تولید، نظارت بر دستیابی به اهداف تولید هست که این‌گونه تحویل به موقع سفارشات مشتری قابل مدیریت می‌شود.

همون‌طور که گفته شد با اینکه سیستم های ERP حرفه ای شامل تسهیلات برنامه ریزی تولید هستن، اما بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دن تا از برگه Google Sheets الگوی زمان‌بندی تولید رایگان استفاده کنن.

مراحل ایجاد یک جدول زمانی تولید در اکسل excel

اگرچه بسیاری از انواع قالب‌های زمان بندی و برنامه ریزی تولید در اینترنت هستند اما هنوز نیاز به ذکر مراحلی وجود دارد که چگونه یک شرکت می‌تواند برنامه های تولید را سفارشی ایجاد کند.

مرحله اول در ایجاد قالب زمان بندی تولید در اکسل

داده‌هایی را که می‌خواهید در صفحه‌گسترده خود به‌کار بگیرید را وارد کنید. از ردیف اول برای تیتر استفاده کنید تا موضوعات شما را برای برنامه ریزی تولید فهرست‌ کند. از اولین ستون سمت چپ برای دسته‌ها استفاده کنید. بنابراین برای مثال شما در حال ایجاد طرحی برای عرضه یک محصول جدید در بازار خود هستید.

می‌توانید سلول‌ها را از B2 تا E2 با تعداد ماه‌های فرآیند تولید خود به همراه مقدار کل نام ببرید.

بدنه کاربرگ شما برای محاسبات می‌باشد. با سازماندهی داده‌های اکسل خود در این قالب، کارها آسان‌تر می‌شود. اکنون شما می‌توانید از ویژگی‌های برنامه ریزی اکسل استفاده کنید.

مرحله دوم در ساخت قالب زمان بندی تولید در excel

در مرحله بعد، تمام اطلاعات خود را که قرار است از فرآیند تولید جمع آوری شود، وارد کنید.

سه نوع جستجوی هدف، جدول داده و سناریو در اختیار شما قرار می‌گیرد. جستجوی هدف به شما نشان می‌دهد که برای دستیابی به یک هدف چه چیزی را باید در تولید خود تغییر دهید.

به عنوان مثال اگر بودجه مشخصی برای فرآیندهای تولید خود در یک دوره زمانی چهارماهه دارید، جستجوی هدف به شما می‌گوید که واقعاً باید هر ماه چقدر برای رسیدن به آن هدف هزینه کنید که این مزیت بزرگی است.

مدیر سناریو به اکسل این آزادی را می‌دهد تا به شما اطلاع دهد که در صورت اجرای یک سناریوی خاص در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد، به شما یک صفحه خلاصه می‌دهد که جزئیات اتفاقات را به شما نشان می‌دهد.

مرحله سوم در ایجاد جدول زمانی تولید در اکسل excel

استفاده از نمودارهای اکسل در برنامه ریزی تولید به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به درستی تجسم کنید؛ شما می‌توانید نمودار را مطابق با اولویت‌های خود تغییر دهید.

این فقط یک آموزش ساده است که می‌توانید از آن برای ایجاد یک برنامه ریزی تولید برای شرکت خود استفاده کنید.

ایجاد یک برنامه ریزی تولید پیچیده در اکسل کار ساده ای نیست. همان‌طور که قبلاً گفته شد، می‌توانید به راحتی الگوهایی را از اینترنت پیدا و دانلود کنید. برخی از پرسنل شرکت‌ها بر این روش تکیه کرده‌اند.

مواردی که استفاده از اکسل در برنامه ریزی تولید به کسب و کار آسیب می‌رساند؟

همان‌طور که گفته شد اکسل به شما کمک می‌کند که تصمیم بگیرید چه زمانی، زمان آن است که سطح بعدی برنامه ریزی تولید را انتخاب کنید همچنین یک نمای کلی گرافیکی و زمان گرا از سفارشات، عملیات، تخصیص منابع و تاریخ‌های تحویل مورد را در اختیار شما قرار می‌دهد.

استفاده از نرم افزار اکسل برای برنامه ریزی تولید اولین انتخاب برای بسیاری از شرکت‌های کوچک است، به‌خصوص به‌دلیل اینکه بخشی از بسته آفیس است، بنابراین اکسل یک ابزار رایگان با مزایای عالی است.

عیب های نرم افزار اکسل در برنامه ریزی تولید

اما نرم افزار excel با تمام مزیت‌هایی که در برنامه ریزی تولید دارد یک سری معایب هم دارد:

• ناکارآمدی‌ها و تأثیر آن‌ها بر بهره‌وری

طرح تولید در اکسل با هزاران ردیف و محاسبات پیچیده است. تولید و به روز رسانی سند زمان‌بر و قابل خطا است.

صفحات گسترده نمی‌توانند به راحتی تجهیزات، نیروی کار، محدودیت‌های مواد را در نظر بگیرند.

هنگام استفاده از اکسل، شما مجبور هستید از یک متخصص نرم افزار اکسل کمک بگیرید. وقتی آن شخص در دسترس نباشد چه می‌شود؟ شما خطر تاخیر در تولید و تاثیر منفی بر فرایند تولید را دارید.

با نرم افزار برنامه ریزی و زمان‌بندی پیشرفته، می‌توانید زمان برنامه ریزی را از روزها یا ساعت‌ها به یک ساعت کاهش دهید، و برنامه ریزی داشته باشید که شامل تمام وظایف، وابستگی‌ها و محدودیت‌ها می‌شود و همچنین فعالیت‌های ماهواره‌ای مانند نگهداری پیشگیرانه، کنترل کیفیت و برنامه ریزی رسانه را هم شامل می‌شود.

با استفاده از نرم‌افزار زمان‌بندی تولید، عملکرد بصری اجازه می‌دهد تا تغییرات سریع انجام شود و همه فعالیت‌ها به‌طور خودکار به‌روزرسانی شوند.

با نرم افزارهای تخصصی مدل‌سازی سناریوهای مختلف تولید آسان است و در عرض چند ساعت انجام می‌شود درحالی‌که با اکسل ممکن است سه یا چهار روز طول بکشد.

• ارتباط و همکاری ضعیف

ارتباط خوب، کلید عملیات کارآمد است. یکی از موارد منفی که برای اکسل متمایز است، کنترل نسخه است. هیچ تضمینی وجود ندارد که همه از آخرین نسخه صفحه گسترده تولید استفاده کنند. این می‌تواند منجر به اتلاف زمان و منابع، عدم ارتباط و سردرگمی بین تیم‌ها شود.

درحالی‌که با نرم‌افزار برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پیشرفته، می‌دانید که همه از یک برنامه زنده مرکزی استفاده می‌کنند که در زمان مناسب برای افراد قابل مشاهده است و به‌روزرسانی‌ها فورا نشان داده می‌شوند.

• تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های نادرست

بدون توانایی در نظر گرفتن آسان محدودیت‌ها و وابستگی‌ها، صفحات گسترده اکسل تنها می‌توانند نمای سطح بالایی از تولید را ارائه دهند و واقعیت را در سطح فروشگاه منعکس نمی‌کنند. برنامه‌های تولید بر اساس فرضیات است.

اگر به‌راحتی نمی‌توانید استفاده از منابع را درک کنید، نمی‌توانید ظرفیت واقعی را درک کنید. این برای کسب و کار شما به چه معناست؟ این می‌تواند به معنای از دست رفتن فرصت‌های درآمدی ناشی از تولید نکردن دسته‌های اضافی یا رد کردن کار باشد.

درحالی‌که با نرم‌افزار برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پیشرفته می‌توانید ظرفیت تولید را با درک جزییات از منابع افزایش دهید و دید دقیق و جامعی از تولید را ارائه می‌دهد.