مدیریت زمان چیست؟ + ترفندها و تکنیک های مدیریت زمان

تو هم مدیریت زمان برات سخته؟ پس توی این مقاله همراه من باش.?

سلام رفقا

من علی ام! علی کمالی کسی که علاقمند به رشد فردی و امروز میخوام درمورد مدیریت زمان براتون بگم!

یکی از مشکلاتی که همه ما درگیر اون بودیم و هستیم، مدیریت کردنِ زمانه

زمان تنها چیزی که ما هیچ جوره نمی‌تونیم تغییرش بدیم!

ما هر روز که از خواب بیدار میشیم فقط 24 ساعت زمان داریم و باید تمام کاری که داریم رو در همین زمان انجام بدیم.

تنها یک راه برای حل این مشکل (محدودیت زمان) وجود داره، اونم مدیریت کردن زمانه

اما چطوری؟ (چون این مورد یکی از سخت‌ترین و مشکلات همه انسان هاست!)

راه‌های مختلفی وجود داره که میخوام توی این مقاله بهش بپردازم!

مدیریت زمان در زندگی شخصی | مشکلات مدیریت زمان در زندگی

چند روز پیش بود که بالاخره از این حجم از نرسیدن به کارهام خسته شدم?

اما داستان از کجا شروع شده بود؟

داستان از جایی شروع شده بود که عدم برنامه ریزی به شدت داشت منو اذیت میکرد و همش فکر میکردم که اگر برنامه ریزی داشته باشم دیگه تمومه و می‌تونم موفق بشم.

پس نشستم و برنامه ریزی قوی‌ای کردم و شروع…

بعد از چندوقت دیدم این برنامه‌ ریزیِ من با توجه به اینکه حسابی تخصصی نوشته شده ولی نمی‌تونه بهم کمکی کنه و خیلی وقتا کارهایی ازم باقی می‌مونه و باید موکول کنم به بعدا.

خب تا یه جایی این موضوع عادی بود اما از یه جایی به بعد غیر عادی شد که فهمیدم درصد زیادی از کارهام می‌مونه و من نمی‌تونم بهشون برسم.

اومدم و شروع کردم به بررسی! دیدم کارهامو نمی‌تونم درست مدیریت زمان کنم!

اره درست شنیدی… مدیریت زمان!⏰

مثلا به کاری که 1 ساعت زمان می‌دادم، حداقل ازم 2 ساعت زمان میگرفت!

اما چرا اینطوری می‌شد؟

عوامل زیادی داشت از جمله اینکه من دائما گوشیم دم دستم بود و چون ذهنم میپرید سریع میرفتم سراغ اون و باهاش شروع می‌کردم به کار کردن.

شاید بپرسی خب علی برای اتلاف وقت بازم دلیل وجود داره؟?

باید بگم اره! دلایل دیگه رو پایین بخون

عوامل عدم مدیریت زمان | عوامل اتلاف وقت

مدیریت بحران نکردن: خب این یعنی چی؟ یعنی اینکه به جای اینکه از یک موضوع پیشگیری کنی مجبور به درمان میشی و این باعث اتلاف وقتت میشه!

مثلا میتونستی عفونت دستت رو با چندتا قرص، هزینه کم و حدودا دو ساعت زمان حل کنی، اما با پشت گوش انداختن این موضوع حالا با چندین میلیون پول و داروهای مختلف و چندین ساعت زمان شاید بشه درستش کرد.

تلفن همراه: مکالمات تلفنی و کار زیاد با گوشی مخصوصا چرخیدن زیاد توی فضای مجازی باعث این مسئله شده!

معمولا افرادی مثل من که تمرکز درستی ندارن و یهو وسط یک کار ذهنشون سمت هزارتا نکته و کار دیگه می‌ره، یهو ممکنه که وسط کار سراغ گوشی برن و غرق در گوشی بشن که خب راه چاره اینه که گوشی رو یه جای دور بگذارن تا دسترسی بهش سخت بشه.

الویت بندی‌های نادرست: چیدمان کارها رو بر اساس چیزی میگذاری که اصلا درست نیست و نمی‌تونی به بقیه کارها رسیدگی کنی!

مهمان ناخوانده: دوست یا همکاری که به صورت ناگهانی از تو درخواستی داره

خب باید چیکارش کرد؟ اون رو قبول میکنی یا رد!

به نظرم با توجه به موقعیت اون، باید اون خواسته رو ارزیابی کنی، برای وقت دیگه ای باهاش قرار بگذاری، شخص مناسب تری رو بهش معرفی کنی یا پیشنهاد بدی خودش چاره پیدا کنه!

ناکفایتی در واگذاری کار به دیگران: آموزش ندادن به شخص و انجام اشتباه کار توسط او

یکی از مشکلات خیلی از مدیران همینه! کار رو به یک شخص میسپارن برای اینکه بار خودشون سبک بشه ولی چون به درستی به شخص آموزش ندادن تازه این مسئله باعث میشه که چندین بار زمان و وقت بگذارن تا دقیقا بگن که چه چیزی میخوان!

فقدان انضباط شخصی: اگر با این موضوع مواجه شدی، باید بدونی که احتمال زیاد این موضوع از ضعف جسمانی یا خستگی زیاد نشات میگیره که برای اون باید به دکتر مراجعه بکنی.

ناتوانی در نه گفتن: مهم ترین دلیل برای عدم مدیریت زمان دقیقا همین موضوعِ! موضوعی که میتونه زندگیت رو به جهنم یا بهشت تبدیل کنه.

موردی که در پیجم دقیقا بهش به‌ زودی اشاره می‌کنم!

کار امروز رو به فردا افکندن: این مسئله یعنی دائما اهمال کاری میکنی! و دلیلش اینه که یا

1_ ترس از شکست داری به خاطر اینکه اطمینان از مهارت خودت نداری☹️

یا

2_ علاقه به اون کار نداری و باعث کسالت در تو می‌شه!?

کاغذ بازی: در ادارات این مورد بسیار دیده میشه که برای کارهای ناچیز کاغذ بازی به جای کارهای کامپیوتری انجام میشه که این امر فقط زمان رو می‌کشه.

کارها رو ناتمام گذاشتن: این کار، باعث گسستگی و بی نظمی در کارها و ذهنت میشه که در نهایت باعث اتلاف وقته.

روش های جلوگیری از عدم مدیریت زمان (روش های جلوگیری از اتلاف وقت)

هدف گذاری: تمامی اهداف رو باید تعیین کرد و مسیر روشنی براش ساخت.

دسته بندی کارها: اگر این کار به روش زیر انجام بشه خیلی از موارد رو ما شدت و ضرورتش رو می‌فهمیم و در زمان درست برای انجامش اقدام می‌کنیم.

انواع دسته بندی کارها??؛

مهم و فوری (اورژانسی)
مهم اما غيرفوری
غيرمهم اما فوری
غیرمهم و غيرفوری
بيهوده و وقت گير

برای اینکه بتونید به راحتی الویت بندی کنی از روش های زیر میتونی استفاده کنی؛

استفاده از سیستم A B C جهت الویت بندی کارها

درجه A یعنی كه كار مورد نظر بايد “ترجيحا” همين امروز و يا هر چه زودتر بشه. اگر كار انجام نشه می‌تونه نتايج منفي داشته باشه و در بعضي موارد آسيب جدی به سيستم مديريت وارد كنه.

درجه B یعنی كه كار مورد نظر بايد به زودی انجام بشه و اگر در زمان پيش بيني شده انجام نشه به درجه A تبديل میشه.

درجه C یعنی كه كار مورد نظر می‌تونه بدون داشتن اثرات منفی به تعويق بيفته. برخي از اين كارها محدوديت زمانی ندارن ولی برخي ديگر می‌تونن به كارهای درجه A و B تبديل بشن.

استفاده از ماتریس آیزنهاور برای الویت بندی کارها

ماتریس آیزنهاور: یک ماتریس که به چهار قسمت تبدیل شده در آن کارها بر اساس اهمیت و فوریت نوشته میشن و بعد شروع به انجام میکنن.

ترفندهایی برای مدیریت زمان (ترفندهایی برای عدم اتلاف وقت)

کارها رو به اجزای کوچک تقسیم کن: اگر امروز شنبه باشه و قرار باشه که پنج شنبه یک امتحان 100 صفحه‌ای رو بدی، اون رو باید به 5 تا 20 صفحه تبدیل کنی تا کار برات راحت بشه و خستگی بهت فشار نیاره!

کار رو از هرجا شد شروع کن: بعضیا میگن که حتما کار رو باید از نقطه ابتدایی آغاز کرد و کلی زمان خودشون رو از بین میبرن! این درصورتیِ که اصلا نیازی به این کار نیست.

زنده کردن وقت مرده: وقتی در صف دکتر آزمایشگاه یا جایی نشستی، به درستی از زمان استفاده کن.

استفاده از وقت سفر: در طول سفر در ماشین، قطار یا هواپیما میتونی مطالعه کنی.

مثلا خود من در زمان سفر به مشهد در قطار کتاب خوندم و چندین محتوا تولید کردم.

کم کردن وقت خواب: تو میتونی به طور مستمر روزی 15 الی 30 دقیقه از خواب خودت کم کنی و به جای اون به کارهات رسیدگی کنی.

اگر روزی 30 دقیقه از وقت خواب شما کم بشه در سال 182.5 ساعت زمان اضافه تر خواهی داشت که معادل 8 روز میشه.

سخن آخر در مورد مدیریت زمان

مدیریت زمان درسته که کار سخت و بعضا نشدنی ای به نظر میرسه ولی تو میتونی با مدیریت کردن اون به خواسته‌های خودت بهتر و سریع‌تر دست پیدا کنی و انجام این کار یک نوع رشد و توسعه فردی محسوب میشه.

در پایان میخوام ازت بپرسم راه‌های دیگه ای هست که با استفاده از اونها بشه زمان رو به درستی مدیریت کرد؟

راه های خودتون رو برام بنویسید.