مراحل اخذ گواهینامه ایزو (ISO) چیست؟
هدف اصلی این مطلب تشریح مراحل اخذ ایزو برای یک سازمان است امّا در ابتدا به این سوال پاسخ می‌دهیم که چرا ISO نقش مهمی در صنایع مختلف ایجاد می‌کند و اهمیّت آن در چیست؟!
ایزو هزاران استاندارد مختلف تعریف کرده است که با توجّه به نوع فعالیّت بهتر است در یک سازمان پیاده‌سازی شود. هر یک از انواع استانداردها کدی مخصوص دارند، مثل ISO 9001 یا ISO 14001 یا OHSAS 18001 که حالت عمومی دارند؛ این نوع از استانداردها پیش نیاز استانداردهای تخصصی‌تر می‌باشند که مربوط به یک حوزه‌ی خاص هستند؛ به طور مثال HACCP تنها مختص به تولیدکننده‌های مواد غذایی است.
ایزو (ISO) چیست؟
اگر در حوزه‌ی صنعت فعالیت کرده باشید، قطعاً با کلمه‌ی ایزو و استاندارد بیگانه نیستید. ایزو یک سازمان بین‌المللی است که وظیفه‌ی آن تنظیم استانداردهای بین‌المللی به منظور یکپارچه‌سازی فرآیندها در سازمان‌های مختلف می‌باشد که هدف آن توسعه و پیشرفت کیفی تولیدات و خدمات سازمان‌ها و حمایت از تولیدکننده و مصرف‌کننده می‌باشد، از آن‌جایی که سازمان استاندارد ملّی ایران از اعضای اصلی ایزو محسوب می‌شود، اغلب شرکتها و سازمان‌ها به دنبال دریافت گواهی ISO هستند.
شما با دریافت نشان ISO در واقع تعهد خود برای تضمین کیفیت در تمام مراحل تولید، فروش، ارتباط با مشتریان و… را به جامعه اثبات کردید و درواقع با این نشان شانس موفقیت شما در مناقصه ها بالا خواهد رفت. البته قطعاً اجرای این استانداردها به بهبود کارایی داخلی و کاهش هزینه‌های یک سازمان هم منجر خواهد شد.
امروزه، به دلیل عدم آگاهی کارفرمایان محترم نسبت به پروسه‌ی پیچیده و گاهاً دشوار دریافت گواهینامه‌ی معتبر با معضل صدور گواهینامه‌های جعلی رو به رو هستیم. این مقاله سعی دارد کلیه‌ی مراحل اخذ ایزو را تشریح کرده و تمام آنچه یک کارفرما باید بداند را در خود گنجانده است.
صنایعشو پکیج کاربردی آموزش صفر تا صد ایزو ISO 9001:2015 همراه با کوچینگ شغلی رایگان را برای همه کاربران عزیز آماده کرده تا در کنار مقاله مراحل اخذ ایزو که به صورت رایگان یاد خواهید گرفت، آموزش ایزو 9001 را هم کاملا کاربردی فرا گیرید.
مراحل اخذ ایزو در یک نگاه (7 مرحله)
کاربر عزیز اگر می‌خواهید تمامی مراحل اخذ و گرفتن ایزو را به صورت ویدئویی و کامل ببینید از طریق کانال یوتیوب صنایعشو فیلم کامل این مقاله را تماشا کنید.
در ادامه جزئیات این پروسه را برای شما شفاف‌سازی خواهیم کرد:
1. انتخاب ایزو
همانطور که گفته شد سازمان ISO هزاران استاندارد تعریف کرده و ایزو انواع مختلف دارد، بدیهی‌ترین و اولین قدم در اخذ گواهینامه ایزو، تعیین نوع یا انواع ایزوهایی است که در حوزه کاری شما کاربرد دارد و باعث افزایش کارآمدی سیستم شما خواهد شد.
برای شناخت انواع ایزو میتوانید مقاله زیر را مطالعه کنید.
2. برآورده کردن الزامات استاندارد مورد نظر
هنگامیکه شرکت شما قصد دریافت یک گواهینامه‌ی ایزو را دارد، بدیهی است که مهمترین گام پاس کردن شرایط و برآوردن الزامات استانداردهای مربوط به آن خواهد بود. هر استاندارد ایزو دارای چندین بند اصلی و زیربندهای فرعی است که از همان ابتدای کار تا هنگامی که نشان یک ایزو را دارید، باید مو به مو اجرا شوند. لازم به ذکر است که برای داشتن نشان ایزو باید همه الزامات آن را پاس کنید مگر اینکه کارشناس بندهایی در آن را با توجه به عدم ارتباط حوزه‌ی کاری شما با آن بندها، مستثنی کند. پس از تعیین بندهایی که ملزم به اجرای آن هستید، نوبت به آن می‌رسد که این الزامات را عملی کنید؛ چرا که ممیّز در فرآیند ممیزی و بازرسی دنبال شواهد و نشانه‌هایی می‌گردد که معلول اجرای بندهای استاندارد مورد نظر باشند.
ضرورت مشاوره: در این مرحله مانند سایر مراحل پیاده‌سازی ایزو، بهتر است از یک کارشناس و مشاوره‌ی خبره در این زمینه راهنمایی بگیرید تا شرایط مورد نیاز در این پروسه برای شما روشن شود.
برای جمع‌بندی این گام می‌توانیم بگوییم موثرترین مرحله‌ای که برای اخذ ایزو طی خواهید کرد، اجرای الزامات ایزو در سازمان یا شرکت خواهد بود تا مشخص شود که شما در محیط کاری خود به بندهای الزامات استاندارد پایبند هستید و در همه‌ی مراحل تولید، ارائه، فروش و… در شرکت شما مطابق این بندها و استانداردهاست.
(توجه داشته باشید که روند دریافت همه‌ی گواهینامه‌ها به این شکل نیست؛ به طور مثال برای اخذ گواهینامه CE، لازم به طی کردن فرآیند کاملاً متفاوتی خواهید بود.)
3. تعیین مرجع صدور ایزو تحت اعتبار یک مرجع اعتباردهی معتبر
پس از اینکه الزامات استاندارد مورد نظر اجرا شد، شرکت شما آماده‌ی بازرسی و ممیّزی خواهد بود امّا سوال اینجاست که چگونه یک مرجع صدور معتبر (CB) را شناسایی کنیم؟! پس با مطالعه‌ی این بخش مطمئن شوید که مرجع صدور شما قابل اعتماد است و گواهی دریافتی شما جعلی نیست.
مرجع صدور معتبر (CB) را چطور شناسایی کنیم؟
مرجع صدور معتبر خود تحت اعتبار نهادهای بالادستی می‌باشد، یک گواهینامه‌ی ایزو معتبر، گواهینامه‌ای است که از مرجعی صادر شده باشد که تحت اعتبار نهادهایی همچون ASCB هستند. یک سازمان برای اعتبارسنجی مرجع صدور باید حتماً نام آن را در سایت مرجع اعتباردهی جست و جو کند و از صحت ادعاهای شرکت صادرکننده اطمینان حاصل کند؛ توجه داشته باشید که گواهینامه‌ی ایزو شما باید در سایت مرجع اعتباردهی مربوطه، رجیستر شود در غیر این صورت گواهینامه قطعاً فاقد اعتبار و تقلبی خواهد بود. یکی از حیاتی‌ترین مسائل برای در امان ماندن از دریافت گواهینامه‌ی فیک و جعلی آشنایی با مراجع صدور اعتباردهی می‌باشد.
همانطور که اشاره شد CBها شرکت‌های خصوصی هستند که به عنوان مراجع صدور گواهینامه‌ی ایزو فعالیت دارند و خود آن‌ها تحت نظارت و ممیّزی مراجع اعتباردهی AB قرار می‌گیرند و مجوز صدور گواهینامه‌های ایزو را دریافت میکنند. توجه داشته باشید وقتی یک مرجع صدور از مرجع‌های اعتباردهی معتبر دنیا مانند IAF و ASCB مجوز نداشته باشد، گواهینامه‌هایی صادر می‌کند بی اعتبار هستند و هزینه‌ای برای مرجع صدور ندارد.
کارفرمایان محترم، توجه داشته باشید که فقط در سایت مراجع اعتباردهی صحت و اعتبار یک CB را بررسی کنید و به داشتن کد رجیستر آنلاین اکتفا نکنید.
به طور کلی بهتر است برای اعتبارسنجی دقیق یک مرجع صدور CB گام‌های زیر طی شود
- بررسی پروانه‌ی رسمی مرجع از وازرت صمت (صنعت، معدن، تجارت)
- تحقیق درباره‌ی مرجع صدور و اعتبارسنجی اطلاعات در سایت‌های رسمی ABها
- عقد قراردادی مطمئن با شرکت مجری که شامل نام مرجع صدور و سطح اعتبارات آن باشد
- تا زمانی که گواهینامه‌ی ایزو را به صورت الکترونیک دریافت نکردید، سعی کنید با حداقل پیش پرداخت مراحل را پیش ببرید
همانطور که اشاره شد و با همه‌ی این اوصاف فراموش نکنید، داشتن یک مشاوره‌ی متخصص در این مسیر می‌تواند عاقلانه‌ترین تصمیم شما باشد
4. ممیز داخلی
برای نظارت و وارسی فرآیندهای داخلی یک شرکت مِتُدهای مختلفی وجود دارد که یکی از مهمترین و رایج‌ترین آن‌ها ممیزی داخلی است؛
چگونگی انجام فرآیند ممیّزی
- تشکیل تیم ممیّزی:
تیم ممیّزی در شرکت‌های کوچک متشکل از ۲ یا ۳ نفر و در شرکت‌های بزرگ‌تر با در نظر گرفتن تعداد واحدهای آن‌ها، این تیم گسترده‌تر خواهد شد. اعضای تیم ممیزی باید کارشناسانی باشند که آموزش‌های لازم در جهت انجام ممیّزی را دیده باشند و بر استانداردهای ایزو و اصول و قواعد ممیّزی مسلط باشند.
- تهیه‌ی برنامه و طرح ممیّزی:
از آن‌جایی که اعتبار گواهینامه‌ی ایزو ۳ سال است و در بازه‌های زمانی مشخص از طرف مرجع صدور مورد بازرسی قرار می‌گیرد نیاز است در یک برنامه‌ی مشخص، سازمان تعیین کند که برای تحقق و تداوم بندهای اجرایی که بدان ملزم شده است، در چه بازه‌های زمانی باید آماده‌ی ممیزی باشند تا مدیران فرآیندهای شرکت بدانند در چه ماه‌هایی از سال باید زیرمجموعه‌های خود را برای ممیّزی آماده کنند.
طرح ممیزی امّا جزئی‌تر از برنامه‌ی آن است و در آن حتی به ساعت و جزئیات و مواردی که قرار است کنترل شوند اشاره می‌شود. در نهایت چه برنامه و چه طرح ممیّزی باید از طریق نامه یا هر روش دیگری به تمامی واحدها ارائه شوند. - جلسه‌ی تیم ممیّزی:
یکی از مراحلی که هر شرکتی فارغ از وسعت و تعداد واحدها باید بگذراند، تشکیل جلسه‌ی ممیزی است که در آن سرممیّز و مدیر، بین اعضای تیم تقسیم وظایف میکنند و برنامه و جزئیات را ارائه می‌دهد.
پیشنهاد می‌شود برای اطمینان از این که بررسی همه جانبه صورت خواهد گرفت فرد ممیّز چک لیستی از همه‌ی مواردی که نیاز به بررسی دارند تهیه کند تا موردی از قلم نیفتد. - پیاده سازی فرآیند ممیّزی:
در این مرحله باید تصمیمات و صورت‌جلسه‌های تئوری مرحله‌ی قبل به صورت عملی اجرا شوند و طبق چک لیست تهیه شده ممیّزها موظّفند با رعایت اخلاق و اصول حرفه‌ای به وارسی واحدها بپردازند و با دقّت بالا سوالات موردنظر را بپرسند و مشاهدات خود را مستند کنند.
ممیّزها مکلّف به ثبت جز به جز مغایرت‌های مشاهده شده و اشاره به شماره‌ی بندی که اجرا نشده هستند تا گزارش‌های نهایی آن‌ها دقیق، اصولی و کارآمد باشد. - اختتامیه
در نهایت در جلسه‌ای که به عنوان اختتامیه برگزار می‌شود اعضای تیم موظفند گزارش خود را ارائه داده و در حضور مدیران عدم انطباق‌ها و تخلف‌ها را روشن‌سازی کنند تا مسئولین هر واحد اقدام به رفع مشکل کنند و البته یک ددلاین مشخص برای انجام اصلاحات ارائه کنند.
جدا از تمامی مراحل ارائه شده، جلسه‌ی افتتاحیه‌ای بعد از جلسه‌ی تیم ممیّزی برگزار می‌شود که فقط در شرکت‌های بزرگ و گسترده یا هنگام انجام ممیّزی اصلی برای دریافت گواهینامه الزام به اجرای آن خواهد بود. در این جلسه با حضور مدیران واحدها و مدیران ارشد ممیّزی و اعضای تیم معرفی می‌شوند که طبق مطالب گفته شده الزامی به برگزاری آن نیست.
5. ممیزی اصلی
پس از انجام فرآیند ممیز داخلی و اصلاح مشکلات شرکت آماده‌ی بررسی توسط مرجع صدور خواهد شد. صادر کننده گواهینامه در زمان تعیین شده و پس از اعلام آمادگی شرکت شما، در محل سازمان حضور خواهد یافت و تمامی شرایط را بررسی کرده و میزان انطباق شرکت با استاندارد مورد انتظار را می‌سنجد.
پس از انجام مرحله‌ی تحقیق، گزارشی از طرف ممیزین به شرکت گواهی دهنده ارائه می‌شود و این شرکت با در نظر گرفتن این گزارش در تصمیم گیری تعیین خواهد کرد که این شرکت واجد شرایط دریافت گواهینامه می‌باشد یا خیر.
اگر شرکت انتظارات مرجع صدور را برآورده نکرده باشد باید اصلاحات را انجام داده و دوباره ممیزی قرار بگیرد.
6. ثبت و صدور گواهینامه ایزو
بعد از به سرانجام رسیدن مرحله ی ممیزی و موفقیت سازمان در اقناع مرجع صدور، شرکت شما در این مرجع ثبت خواهد شد و بلافاصله گواهینامه انطباق با الزامات برای شما به صورت الکترونیک و کاغذی صادر می‌شود.
7. ممیزی مراقبت مستمر (آخرین مرحله اخذ ایزو)
برخی از شرکتها و کارفرمایان تصور میکنند که خان آخر در فرآیند دریافت گواهینامه iso، صدور آن و ثبت در CB است. امّا همانطور که پیش‌تر اشاره شد، اعتبار این گواهینامه حداکثر ۳ سال است. پس دریافت آن در واقع نخستین گام در جهت رشد و توسعه‌ی شرکت در سایه‌ی این استانداردهای جهانی خواهد بود. چرا که هدف از دریافت این گواهینامه بهبود مستمر و بالا رفتن سطح کارآمدی شرکت می‌باشد و نه دریافت نشان.
هدف از انجام فرآیند ممیزی مراقبتی، کنترل استمرار شرکت گواهی شده در اجرای بندها است. در واقع مدیران باید همواره در تلاش باشند تا این استانداردها همواره در واحدشان مشهود باشد و به صورت پویا و مستمر به الزامات مقیّد باشند.
نکات مهم مربوط به مراحل اخذ ایزو
اعتبار 3 ساله‌ی گواهینامه‌ی iso منوط به مراقبت‌های دو سال آتی می‌باشد. چرا که مرجع صدور باید اطمینان حاصل کند که شرکت و یا سازمان شما به تعهدات خود پایبند است. لازم به ذکر است در فواصل زمانی که شرکت گواهی دهنده در تعیین آن مختار است، توسط این شرکت بازرسی خواهد شد. البته حداکثر این فاصله ی زمانی ۱ سال می‌باشد.
در طی ممیزی‌های مراقبتی نیز جلساتی برگزار می‌شود امّا در این جلسات نیازی به وارسی مدارک گذشته نیست، مگر اینکه تغییری در آن‌ها ایجاد شده باشد.
درست مانند سایر ممیزی‌ها اگر سازمان شما جلسات ممیزی مراقبتی را نیز با موفقیت طی کند، اعتبار گواهینامه‌اش تمدید و در غیر این‌صورت، اگر نتواند عدم انطباق‌ها را رفع کند، گواهینامه‌ی iso خود را از دست خواهد داد.
با رعایت نکات اشاره شده در این مطلب و توجه به جزئیات آن، تبریک می‌گوییم شرکت شما پس از طی مراحل اخذ ایزو موفق به دریافت نشان ISO شده است. حال میتوانید از مزایای بیشماری که نشان ایزو برای شما به ارمغان می‌آورد استفاده کرده و در مقایسه با رقبای خود مسیر موفقیت را سریعتر طی کنید.
امیدواریم که این مطلب برایتان مفید بوده باشد.
دیدگاهتان را بنویسید