گانت چارت (Gantt chart) چیست؟ | آشنایی با گانت چارت

اگر مدیر پروژه هستید، بر شما واجب است که بدانید نمودار گانت چیست؛ اما اگر مدیر پروژه نیستید و در آینده می‌خواهید وارد این حرفه شوید باز هم باید با گانت چارت آشنا شوید، پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

گانت چارت چیست؟

نمودار گانت (Gantt chart) یا هارمونوگرام، یکی از متداول‌ترین روش‌ها برای سنجیدن پیشرفت در پروژه‌ها است که امروزه در برنامه ریزی پروژه به‌طور گسترده‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ این نمودار از بهترین ابزار‎ها برای ارائه فعالیت‌ها و رویداد‌ها در یک بازه زمانی می‌باشد. 

وقتی بحث مدیریت پروژه به‌میان می‌آید زمان بندی یکی از نکات بسیار مهم است‌، که باید به آن دقت شود. این نمودار اغلب در مدیریت پروژه‌ها برای آسان‌تر شدن فرایند برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه استفاده می‌شود.

در گذشته و قبل از وجود رایانه‌ها، شرکت‌ها و کارخانه‌ها از کاغذ و مداد برای رسم نمودار گانت استفاده می‌کردند که این‌کار مدیریت و کنترل پروژه را بسیار سخت‌تر می‌کرد؛ زیرا با هر تغییر در فرایند پروژه باید نمودار‌ها اصلاح می‌کردند و مجددا به‌صورت دستی آن‌را رسم می‌کردند که ساعت‌ها زمان می‌برد؛ اما امروزه با پیشرفت صنعت و تکنولوژی با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مانند اکسل می‌توان به راحتی گانت چارت را ترسیم کرده و آن‌را به کار بگیرند، لازم به‌ذکر است که این نمودار بیش‌تر در نرم‌افزار Microsoft project مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نمودار گانت به‌گونه‌ای است که در آن هر فعالیت با یک نوار نشان داده می‌شود. اطلاعاتی که هریک از این نوار‌ها در اختیار ما قرار می‌دهند:

1. نوع فعالیت‌ها
2. زمان شروع و پایان هر فعالیت
3. مدت زمانی که هر فعالیت طول می‌کشد
4. جایی‌که فعالیت‌ها با هم تداخل دارند (روابط و وابستگی فعالیت‌ها)
5. ترتیب و توالی فعالیت‌ها
6. تاریخ آغاز و پایان هر پروژه
7. وضعیت پروژه در یک زمان مشخص
8. برآورد زمان
9. برآورد هزینه
10. منابع  درصد پیشرفت هر‌فعالیت

همانطور که گفته شد گانت چارت، نموداری میله‌ای (Bar graph) است که، برنامه را به فعالیت‌هاي ریزتر و جزیی‌تر می‌شکند، هر‌فعالیت در‌آن به‌صورت نوار و یک میله ای افقی نشان داده می‌شود. محور افقی گانت‌چارت نشان‌دهنده زمان و محور عمودی نشان‌دهنده انواع فعالیت‌ها می‌باشد.

در چه مشاغلی می‌توان از نمودار گانت یا gantt chart استفاده کرد؟

نمودار گانت تقریبا در بسیاری از صنایع کاربرد دارد و برای افرادی که در هر یک از جایگاه های زیر هستند کاربردی می‌باشد:

• مدیران پروژه
• راهنمایی تیم
• مدیران عمومی
• مدیران عملیات
• مدیران منابع انسانی
• مدیران برنامه ریزی
• مدیران کار
• مدیران بازاریابی
• طراحان
• مدیران اجرایی
• و هر‌فردی که نیاز به دسترسی سریع به جدول زمان‌بندی فعالیت‌ها داشته باشد.

تاریخچه گانت چارت

نگاهی بیاندازیم به پیشینه گانت چارت:

• در سال 1765: جوزف، اولین چارت میله ای را رسم کرد.
• در سال 1786: ویلیام، گراف‌های میله‌ای و خطی را توسعه داد و از آن‌ها در روابط تجاری‌اش استفاده کرد.
• در سال 1896: کارول ادمکی اهل روس یک چارت گرافیکی به نام هارمونوگرام را ابداع کرد.
• در سال 1910: هنری گانت چارت عمومی کنترل تولید را اختراع کرد؛ که این چارت بر خلاف سایر چارت‌ها قادر به کنترل فعالیت‌ها هم بوده است. او این چارت را در پروژه‌های موسسه کشتی سازی خود برای کوتاه کردن زمان ساخت کشتی‌ها به کار برد. بعد از آن با پیشرفت در حوزه نرم افزار و برنامه نویسی گانت چارت شهرت بیشتری پیدا کرده است؛ به‌گونه‌ای که در حال حاضر تقریبا 80% از مدیران در دنیا از گانت چارت برای برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌های خود استفاده می‌کنند.

اجزای مهم نمودار میله‌ای چه چیز هایی هستند؟

نمودار گانت 4 جز اصلی دارد:

1. برچسب‌ها: نشان‌دهنده اجزای مختلف پروژه می‌باشد.
2. نقاط عطف: نشان‌دهنده وظایف در مراحل مهم پروژه و کارهایی که منجر‌ به تکمیل و موفقیت پروژه می‌باشد.
3. Bars: بار‌ها نشان‌دهنده زمان دقیقی هستند که هر فعالیت در آن انجام می‌شود.
4. وابستگی‌ها: یکی از مزایای مهم نمودار گانت رسم وابستگی بین وظایف و منابع برای جلوگیری از وقوع تنگناها و مشکلات می‌باشد.

گانت چارت چه کمکی به مدیران می‌کند؟

به بیان ساده اگر کارخانه یا شرکتی قرار است یک کالای مشخصی را در فلان تاریخ و ساعت به مشتری تحویل دهد، باید فعالیت‌های پروژه خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند و برای آن برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشد؛ این برنامه‌ریزی باید به‌گونه‌ای باشد که کارخانه تقریبا تا زمان دریافت سفارش جدید، کار سفارش قبلی را به پایان رسانده باشد.

حالا سوال این است که در این میان نمودار گانت چه کمکی می‌کند؟ 

گانت چارت به مدیران و کارشناسان این امکان را می‌دهد:

• پروژه را به خوبی مدیریت کنند،
• با تحلیل نمودار ببینند که آیا توانسته‌اند موانع موجود در میان مسیر را از بین ببرند یا نه؟
• پروژه چه میزان پیش رفته است؟ اصلا پیشرفتی داشته یا خیر؟
• برنامه زمان بندی چقدر طول می‌کشد؟
• هزینه پروژه و هزینه‌های احتمالی چقدر است؟

نمودار گانت آنلاین چه کمکی به مدیران می‌کند؟

به آسانی می‌توان برنامه پروژه را به اشتراک گذاشت، با توجه به آنلاین بودن گانت چارت، هر فردی که به شما بپیوندد علاوه بر دیدن برنامه پروژه می تواند وظایف و فعالیت‌ها خود را به‌روز‌رسانی کند، هزینه مدیریت پروژه آنلاین کمتر از نسخه دسکتاپ می‌باشد.

گانت چارت پروژه و مزایا و معایب آن

گانت چارت مانند هر چیز دیگری یک سری مزایا و معایبی دارد که به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

مزایای گانت چارت

• تجسم آسان پروژه: بسیاری از نسخه های دیگر برنامه ریزی پروژه تجسم عوامل مهم مثل وابستگی و تخصیص منابع را دشوار می کنند اما گانت چارت در این زمینه عملکرد عالی دارد .
• نمودار گانت در اجرای جلسات مهم برای برنامه‌ریزی موثر است. مانند: برگزاری جلسات برای کووید – 19؛ به گونه‌ای که جلسات از راه دور برگزار می‌شود و تغییراتی که با هم به توافق رسیده‌اند را سریعا با استفاده از نرم‌افزار‌ها روی نمودار گانت پیاده سازی می‌کنند.
• اندازه‌گیری پیشرفت کار، نه فقط تکمیل آن: یکی از مهم ترین مزیت های گانت چارت توانایی اندازه گیری پیشرفت کار در جهت تکمیل آن می‌باشد. همچنین به افراد این امکان را می‌دهد که میزان درصد تکمیل کار را به روز کنند، ویژگی که بسیاری از طرح بندی‌های برنامه‌ریزی آن را ندارند.
• در بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها، برنامه‌ریزی بر پایه ارتباط کارگران است یعنی وظایف و منابع عده‌ای از کارگران مربوط به موفقیت عده‌ای دیگر است؛ اما در گانت چارت طرح و برنامه به‌گونه ای است که هر فرد در مسیر خود متمرکز می‌باشد.
• نمودار گانت چارت gantt chart به طور واضح نشان می‌دهد که کدام کارگران یا فعالیت برجسته بوده و یا متوقف شده‌اند؛ این ویژگی توجه مدیران را در تصمیم‌گیری در رابطه با کارگران و یا اختصاص منابع و … جلب می‌کند.
• نشان ندادن وابستگی متقابل در برخی از برنامه‌ها یکی از دغدغه‌های مدیران می‌باشد، زیرا می تواند عواقب نا‌شناخته‌ای داشته باشد. استفاده از گانت چارت به مدیران این امکان را می‌دهد که بلافاصله تاثیر تغییرات را مشاهده کرده و همپوشانی‌های احتمالی را شناسایی و برای برطرف کردن آن چاره‌جویی کنند.

و مواردی از قبیل:

• ایجاد حس مسولیت پذیری در تیم
• مسیر‌دهی فرایند‌ها
• ارتباط تیمی بهتر

معایب گانت چارت

• گاهی اوقات بسیار پیچیده می شود؛ در این شرایط باید نیروی ماهر و متخصص‌تری را برای تحلیل نمودارها استخدام کرد، که باعث تحمیل هزینه به مدیران می‌شود.
• نمودار دائما باید بروز‌رسانی شود، برخی افراد که درگیر مسائل فنی هستند ممکن است زمان کافی برای اصلاح نداشته باشند.
• اندازه هر نوار در گانت چارت میزان هر کار رانشان نمی‌دهد؛ یعنی چه؟ هر نوار میزان زمان لازم برای یک سر از وظایف را نشان می‌دهد، خب حالا ممکن است یک کار دشوار 10 ساعت طول بکشد و یک کار متوسط 56 ساعت طول بکشد، در این شرایط ممکن است یک سری افرادی که آگاهی ندارند دچار اشتباه شوند و تصور کنند کاری که بیشتر طول کشیده وظیفه سنگین‌تری است. 

به طور خلاصه می توان گفت نمودار گانت ابزاری بسیار مناسب برای تجسم پیشرفت در پروژه ها می‌باشد، مزایای متعدد نمودار گانت می‌تواند بهره وری، کارایی و انعطاف پذیری بیشتری را در پروژه‌ها برای مدیران داشته باشد.

در آخر سر توصیه می‌کنیم نرم افزار msp را کامل و اصول یاد بگیرید و همه کارها را به صورت برنامه ریزی شده جلو ببرید، پس به همین خاطر کالج صنایعشو پکیج جامع کنترل پروژه به صورت پروژه محور را تهیه کرده و در اختیار کاربران عزیز قرار داده است.