اهمیت ممیزی (audit) در سازمان ها | ممیزی چیست؟
چقدر از اهمیت داشتن گواهی ISO با خبری؟ اگر کسب و کار شما با استانداردهای ISO مطابقت داره، میتونی نیازهای مشتری رو برآورده کنی؛ چون داشتن استاندارد، نقش مهمی در تصمیم مشتری برای انتخاب شما نسبت به رقبا داره!
اما برای دریافت گواهی ISO، باید یه فرآیند ممیزی طی بشه:) حالا قراره توی این مقاله بخونیم که اصلن فرآیند ممیزی چیه و دلایل انجام دادن و ممیزی در سازمان‌ها چه اهمیتی دارن؟
حالا تصور کن محصولی مثل یه تلویزیون رو خریدی که قبلا در موردش چیز زیادی نشنیدی و یه سری نظرات مثبت کاربران رو راجبش خوندی؛ اما وقتی به دستت میرسه از خریدت پشیمون میشی!
بدون دستورالعمل راه اندازی، بدون ضمانت و پر از ایرادات نمایشی و اینجاست که متوجه میشی “وقتی همه چیز اون طور که باید کار نمیکنه، به این معنیه که استانداردها وجود ندارن”?
تازه میفهمی از این به بعد از شرکت‌هایی خرید کنی که از مجموعه استانداردهای جهانی پیروی میکنن و گواهی ISO دارن.
“گواهینامه ISO یه عامل کلیدیه که میتونه کیفیت درک شده محصول رو افزایش بده و تصویر برند و نگرش مثبت مصرف‌کننده و ترغیب به خرید اون برند رو تحت تاثیر قرار بده”
در مقالات صنایعشو درباره‌ی مراحل اخذ ایزو صحبت کردیم.
ممیزی چیست؟
به بیان ساده و خودمونی، ممیزی (audit) ارزیابی عملکرد یه سازمان در برابر مجموعه‌ای از استانداردهایی هست که توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) ایجاد شده.
ممیزی، ثابت میکنه که سازمان شما با استانداردهای تعیین شده توسط ISO مطابقت داره پس برای دریافت گواهینامه‌ی ISO شایستگی داره?
“گواهینامه ISO یه مدرک اثباتیه که به مشتریان نشون میده که شما همونی هستید که ادعا می‌کنید، میتونید کاری که میگید رو انجام بدید و مدعی هستید که “ارزش” وجود داره.”
چه نوع گواهینامه ایزو می توانید برای سازمان خود دریافت کنید؟
سازمان بین المللی استاندارد، بیشتر از 21583 استاندارد منتشر کرده، از رایج‌ترین اون‌ها میشه به:
ISO 9001: مدیریت کیفیت
ISO 14001: مدیریت زیست محیطی
ISO/IEC 27000: سیستم‌های مدیریت امنیت اطلاعات
ISO 31000:2018: مدیریت ریسک
ISO 50001:2018: مدیریت انرژی
ISO 26000:2010: مسئولیت اجتماعی
ISO 28000:2007: مشخصات سیستم‌های مدیریت امنیت برای زنجیره تامین
ISO 45001: بهداشت و ایمنی شغلی
اما این مقاله درباره انواع ایزو و استانداردهای اون نیست؛ در یه مقاله‌ی جدا بصورت مفصل درباره‌ی انواع ایزو توضیح دادیم که میتونی اینجا درباره‌ش بخونی:)
اجزای ممیزی کیفیت
ممیزی کیفیت دو جزء داره:
- تجزیه و تحلیل سیستمی که در اون، اقلام محصول یا خدمات به وجود میان و به اون حسابرسی یا بازرسی سیستم کیفیت میگن.
- تجزیه و تحلیلی از خود اقلام، که ممیزی کیفیت محصول یا خدمات نام داره.
چرا ممیزی مهم است؟
برای اطمینان از بیشترین سود برای یه سازمان، ممیزی برای ارزیابی موفقیت فرآیندها، محصولات و سیستم‌های از قبل موجود یا تازه پیاده‌سازی شده، حیاتی و مهمه!
و همچنین میتونه یه ابزار مهم برای:
- تعیین انطباق یا عدم انطباق عناصر سیستم کیفیت با الزامات مشخص شده
- تأیید شواهد عینی فرآیندها
- ارائه شواهد برای کاهش و حذف هر گونه زمینه مشکل
- حصول اطمینان از این که آیا محصولات برای استفاده مناسب هستن؟ برای مصرف کنندگان ایمن هستن؟ مقررات رعایت میشه؟
- شناسایی اینکه آیا سیاست‌های کیفیت سازمان‌ها به اندازه کافی استانداردهای کیفیت رو برآورده میکنن یا نه؟
- انجام اقدامات اصلاحی برای کمبودها
- شناخت فرصت های بهبود
پس تا اینجا خوندی که ممیزی چه تعریفی داره و چرا مهمه! در ادامه از فواید و انواع ممیزی برات نوشتیم?
مزایای ممیزی چیست؟
ممیزی یه کارکرد مهم برای محرک رشد در سازمانه!
مزیت شماره 1: میتونه خطرات و فرصت‌ها رو شناسایی کنه.
این نگاه عمیق به نقاط قوت و پیچ و مهره سازمان، باعث میشه مشکلات بالقوه و نقاط شکست واقعی شناسایی بشن و فرصت بهبود و زمینه‌های رشد شناسایی بشن.
کل این فرآیند باعث تصمیم‌گیری بهتر، عملکرد بهبودیافته، عملیات کارآمدتر، برنامه ریزی موثرتر و روابط سالم‌تر با مشتریان، کارکنان و تامین‌کنندگان میشه.
مزیت شماره 2: ممیزی میتونه از بروز مجدد مشکلات جلوگیری کنه!
در بیشتر موارد، برای گذروندن ممیزی، باید سوابق دقیقی از تمام مشکلاتی که در کسب و کار باهاش مواجه میشیم و راه حل‌شون رو به حسابرسان یا بازرسان ISO ارائه بدیم.
مزیت شماره 3: ممیزی، تلاش‌های بازاریابی و فروش رو هم افزایش میده?
یه تحقیقی نشون داده که شرکت‌هایی که گواهی ISO رو دریافت کردن، در مقایسه با اون‌هایی که دریافت نکردن، 65 درصد افزایش فروش داشتن و شرکت‌های فاقد گواهینامه ISO فقط 46 درصد افزایش فروش داشتن!
ممیزی تاثیر زیادی در خرید و رضایت مشتری داره؛ چون داشتن ممیزی سالانه ISO به مشتری این اطمینان و میده که استانداردها به طور مداوم حفظ میشن.
به تیم فروش، نسبت به محصولی که میفروشن اطمینان خاطر میده.
مزیت شماره 4: ممیزی ISO میتونه عملکرد کارمندان رو هم افزایش بده?
شروع فرآیند ممیزی به کارمندان نشون میده که متعهد به ارائه بهترین خدمات به مشتریان و ایجاد کارآمدترین روش‌های کار و تولید محصولات با کیفیت بالا باشن!
همه میخوان برای بهترین‌ها کار کنن؛ بهترین‌ها هم بهترین‌ها رو تولید میکنن:)
مزیت شماره5: بینش بیشتری نسبت به کسب و کار میده
ممیزی از شما میخواد که اثربخشی همه فرآیندها، افراد، سیستم‌ها و رویه‌ها رو اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنی.
این سطح از موشکافی به شما بینش و کنترل بیشتری بر عملکرد و جهت‌گیری کسب و کار میده و باعث میشه تصمیمات بهتر و آگاهانه‌تری گرفته بشه.
انواع ممیزی چیست؟
انواع مختلفی از ممیزی وجود داره که به طور کلی 3 نوع از اون‌ها به شرح زیر هستن:
ممیزی فرآیند
ممیزی فرآیند مشخص میکنه که آیا فرآیندهای یه شرکت در محدوده‌های تعریف شده کار میکنن یا نه.
انطباق با هرگونه الزامات از پیش تعریف شده یا استانداردهای صنعت رو به همراه اثربخشی و کفایت کنترل‌های فرآیند که توسط رویه‌ها، دستورالعمل‌های کاری، آموزش و مشخصات فرآیند تعیین شدن، اندازه‌گیری میکنه.
ممیزی محصول
بررسی میکنه که آیا یه محصول یا خدمات خاص با الزامات، مشخصات و استانداردهای عملکرد مشتری مطابقت داره یا نه!
ممیزی سیستم
این ممیزی تایید میکنه که تمام عناصر یه سیستم مدیریت، موثر و مناسب هستن و بر اساس الزامات مشخص شده‌ی توسعه، پیاده سازی و مستندسازی شدن.
همچنین سیستم مدیریت کیفیت موجود در سازمان رو اندازه گیری میکنه تا از انطباق اون با تعهدات قرارداد، سیاست‌های شرکت و الزامات نظارتی اطمینان حاصل کنه.
ممیزی شامل چه مواردی می شود؟
این که ممیزی ایزو دقیقا چه چیزی رو ارزیابی و اندازه‌گیری میکنه تا حد زیادی به مجموعه استانداردهای ISO که اون سازمان میخواد رعایت کنه، بستگی داره!
اما فرآیند کلی ممیزی ISO برای اکثر استانداردها یکسانه و میشه به چهار مرحله کلیدی تقسیمش کرد:
ممیزی داخلی
مرحله اول، حسابرسی داخلیه که گاهی به عنوان حسابرسی شخص اول یا حسابرسی شخصی شناخته میشه!
بر همه اسناد، فرآیندها، رویه‌ها، کارکنان و سیستم‌ها بررسی داخلی انجام میشه تا مطمئن بشیم هر کاری که انجام میدیم، مطابق با استانداردهای ISO هست که دنبال میکنیم.
توی این مرحله اقدامات اصلاحی انجام میشه و قبل از رفتن به مرحله بعد، دوباره بازرسی صورت میگیره.
ممیزی تامین کننده
ممیزی تامین کننده به ممیزی شخص دوم شناخته میشه به تامین کنندگان میپردازه.
برای انجام این حسابرسی، میشه از یه حسابرس خارجی، شخص سوم و یا حسابرس داخلی واجد شرایط استفاده کرد.
ممیزی تامین‌کننده برای بررسی شرکت‌هایی طراحی شده که محصولات یا خدمات رو به شما عرضه میکنن تا مطمئن بشه الزامات ISO برآورده میشه.
ممیزی گواهینامه
اغلب به ممیزی شخص ثالث معروفه و آخرین گام قبل از دریافت گواهینامه ISO هست و البته بزرگترین گام:)
در این مرحله‌ست که یه حسابرس خارجی، تمام فرآیندها و رویه‌های سازمان رو بررسی میکنه و با کارمندان مصاحبه میکنه، همه اسناد رو بررسی میکنه تا مطمئن بشه تک تک الزامات استاندارد ISO که دنبال میشن، توسط شرکت برآورده میشه.
ممیزی تعمیر و نگهداری
هر زمان که سازمان موفق به دریافت گواهی ISO شد به معنی تموم شدن کار نیست! چون باید برای حفظش تلاش کرد:)
اعتبار گواهی به مدت سه سال هست اما در این مدت، شرکت باید نمونه‌ای از اسناد، فرآیندها، سیستم‌ها رو تحویل بده تا اطمینان حاصل بشه که استانداردها حفظ میشن.
اگر به حوزه‌ی مدیریت کیفیت علاقه داری و میخوای بدونی چه دانش یا توانایی نرم افزاری‌ای لازمه داشته باشی تا وارد این حوزه بشی، در مقاله مدیریت کیفیت به طور مفصل توضیح دادیم برات؛))
ممیزی توسط چه کسی و چگونه انجام می شود؟
ممیزی میتونه توسط مشاوران خارجی یا پرسنل داخلی انجام بشه.
یه بازرس باید دانش و مهارت در اصول، رویه‌ها و تکنیک‌های حسابرسی، درک سازمانی، سیستم‌های مدیریت کیفیت و تعامل اجتماعی داشته باشه؛ باید بتونه تمام اسناد مربوطه، از جمله خط مشی‌ها و رویه‌های لازم برای ارزیابی سیستم‌ها و محصولات رو شناسایی کنه و یه فهرست اولیه از افراد مورد مصاحبه رو تهیه کنه.
باید جزئیات فرآیندها و فهرست بخش‌ها یا محصولات مورد بازرسی و همچنین تمام فعالیت‌ها رو در یه جدول زمانی ارائه کنه.
در طول فرآیند، حسابرس، اطلاعات مربوطه رو از جمله از طریق مصاحبه با کارکنان جمع‌آوری میکنه تا تعیین کنه که آیا استانداردهای تعیین شده و روش‌های کنترل کیفیت رعایت میشن یا نه.
عدم انطباق با فرآیندها و رویه‌های استاندارد تضاد، در این مرحله ثبت میشن.
خیلی از تولیدکنندگان، کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک و سایر شرکت‌ها، شکاف‌ها و ایرادات رو برطرف میکنن تا بهترین محصول یا خدمات ممکن رو به مشتریان ارائه کنن؛ در حالی که خیلی از شرکت‌ها در حال حرکت به سمت انطباق هستن، بسیاری هم این کار رو نمیکنن!
البته ممیزی ها همیشه موفق نیستن! شرکت‌ها به دلایل زیادی از جمله مستندات نامناسب، عدم درک ISO و استراتژی‌های اجرایی ضعیف، موفق به انطباق نمی‌شوند.
حتما سری به بقیه مقالات صنایعشو بزن تا دانشتو بالا ببری:))
دیدگاهتان را بنویسید