BPM چیست؟ | آشنایی با مدیریت فرایند کسب‌ و کار ( Business Process Management )

سلام دوستان و همراهان عزیز

توی این مقاله می‌خواهیم درباره مدیریت فرایند کسب و کار صحبت کنیم و درباره اینکه BPM چیه، چه مزایایی داره، انواع اون، هدف ما از اجرا اون، مراحل، نرم افزار‌ها و… بیشتر بدونیم، پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) چیست؟

BPM مخفف کلمه Business Process Management هست، با کمی دقت متوجه میشیم که معنی اون در خود کلمه نهفته شده؛ همان‌طور که مشخصه BPM به معنی مدیریت فرایند‌های کسب‌وکار می‌باشد.

به بیان ساده‌تر فرایند‌های یک شرکت مثل: طراحی، کنترل، نظارت، توسعه، برنامه ریزی، بهینه سازی و … طوری مدیریت شوند که اون سازمان به همه هدف‌های خودش چه کوتاه مدت چه بلند مدت برسد.باید دقت بشه که در این بین ممکنه یه سری فرایندها که اثرگذاری روی اهداف ما رو ندارند و ما رو در رسیدن به هدف کمک نمی‌کنند حذف بشند و بالعکس.

به‌ معنای دیگر BPM در واقع یک علم بین رشته‌ای و یک تکنولوژی هست و یک سری ابزار‌ها و نرم افزار‌هایی داره که سازمان‌ها رو در رسیدن به اهدافشون کمک می‌کنه. BMP رو می توان برای همه سازمان‌های کوچیک و بزرگ به کارگرفت. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها بزرگ جهان برای پیشی گرفتن و کاهش موانع و تنگناهایی که ممکنه در مسیر اجرای فرایند، سرعت آن‌ها رو کم کنه از BPM استفاده می‌کنند.

توضیح مختصری درباره مدیریت فرایند تجاری بخونیم

توی بسیاری از مشاغل رقابتی از مدیریت فرایند تجاری استفاده میشه. زمانی‌که موانع موجود در مسیر رقبا از بین بره اون‌ها وارد بازار کار میشن، در این بین کسب‌وکار ها باید خیلی سخت تلاش کنند تا سهم بازار اون‌ها در اقتصاد حفظ بشه یا افزایش پیدا کنه.  برای اینکه مشاغل توی این رقابت‌ها موفق بشند باید راهکار‌هایی رو برای بهره‌مندی از مزایای BPM پیدا کنن؛ در غیر این صورت در خوشبینانه‌ترین حالت ممکن سود خودشون رو از دست میدن و در بدترین حالت رقبا جای اونارو می‌گیرن و اون مشاغل کنار میرن.

ممکنه این سوال پیش بیاد که هدف ما از استفاده  BPM چه هست؟

هدف ما از مدیریت فرایند کسب و کار:

• کم‌کردن هزینه
• افزایش سود
• کاهش زمان انجام فرایند
• افزایش مسئولیت‌پذیری در طی فرایند
• مشخص شدن این‌که دقیقا هر فرد چه کاری رو انجام میده
• کنترل کیفیت
• و …

چرا مدیریت فرایند‌ها اهمیت داره؟

گاهی پیش میاد که در یک شرکت و سازمانی مشکلاتی رخ میده، برای مثال نیاز‌های مشتری در روزی که مقرر شده تامین نمیشه در این بین بسیاری تصور می‌کنن که مشکل از کارکنان هست و احتمالا خطایی از اونا سر‌زده، این در حالیه که دکتر ادوارد دمینگ میگه: “85 درصد از مشکلات کسب‌وکار‌ها برمی‌گرده به فرایند‌ها، سازمان‌ها و مکانیزم‌های کنترلی و تنها 15 درصد برمی‌گرده به کارکنان اون سازمان.” پس وقتی که اختلالی ایجاد میشه بهتره در گام اول فرایند‌ها رو بررسی کنیم.

دکتر ادوارد دمینگ

واضحه که وقتی فرایند سیستماتیک نباشه درگیری هایی به وجود میاد و به کسب‌ و کار آسیب می‌رسونه؛ هدر رفتن وقت، اشتباهات زیاد و متعدد، خسته شدن کارکنان، سرزنش دیگران و… مهم‌ترینه این آسیب‌ها هستن. با مدیریت فرایند‌ها، سازمان‌ها می‌تونن تمامی مراحل فعالیت خودشونو در مطلوب‌ترین حالت ممکن نگه دارند.

از اونجایی که هر فعالیتی طی یک فرایند صورت میگیره، پس همه سازمان‌ها فرایند دارند، که ممکنه از اون آگاه باشند یا نباشند که اگر از فرایند بی‌خبر باشند، نمی‌تونند آن را کنترل کنند و به راحتی مشکلات به وجود آمده را شناسایی کنند. این فرایند میتونه درخواست وام، تامین مواد اولیه، استخدام کارگر و… باشد.

مدیریت فرایند کسب و کار به ما کمک میکنه تا یک فرایند رو سازمان‌دهی کنیم و براساس قانون مشخصی اون رو پیش ببریم.

خب این فرایندی که باید مدیریت بشه تا مشکلات به حداقل برسه چی هست؟

از نظر من می‌تونیم فرایند رو مثل یه تابع در نظر بگیریم، هر تابع یه ورودی و یه خروجی داره که ورودی ما طی یک سری عملیات ریاضی به ما یه خروجی میده پس می‌تونیم بگیم فرایند در واقع رخدادی هست که یه شروع و یه پایانی داره که تو این شروع و پایان‌ها یک سری فعالیت‌هایی رخ میده. در شروع در‌واقع یک سری مواد اولیه مورد نیاز از ورودی گرفته میشه، بعد طی فعالیت‌ها تغییراتی روی این مواد رخ میده تا به خروجی برسه، خروجی همون خواسته و نیاز مشتری ماست. هر فرایند برگرفته از استراتژی‌ها و نیاز‌های مشتری هست.

با توجه به تغییرات مداومی که ممکن است در سازمان‌ها به وجود بیاد فرایند‌ها باید کارامد و سازگار باشند، به خاطر همین وقتی‌که داریم یک فرایندی رو طراحی می کنیم باید اطلاعات از منبع‌های متفاوت ثبت و بررسی شوند و فرآیند از همه جوانب بررسی بشه.

لودویگ بلکوف مهندس و کارآفرین آلمانی می‌گوید: “یک شرکت یک دولت نیست، بلکه یک فرآیند است.”

مدیریت فرایند کسب‌ و کار چه چیز هایی رو ارائه میده؟

مدیریت فرایند کسب‌ و کار به سازمان‌ها این اجازه رو میده که خودش رو با نیاز‌های مشتری هماهنگ کنه و به مدیریت کمک می‌کنه تا منابع شرکت رو اندازه‌گیری و تامین کنه.

 وقتی‌که مدیریت کامل و بدون نقص انجام بشه، کارایی (استفاده درست از منابع) و بهره‌وری افزایش و هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کنن، همچنین خطاها و ریسک‌ها به کمترین مقدار خودشون می‌رسن، در نتیجه نتایج بهینه میشن. پیاده‌سازی درست BPM به خوبی نشان می‌ده که یک سازمان در دستیابی به اهداف خود چقدر موفق بوده است.

مزایای BPM (مدیریت فرایند کسب‌وکار):

کسب‌وکار‌هایی که از BPM استفاده می‌کنن از مزایای خوبی بهره‌مند میشن، مثل:

1. رشد درآمد
2. کاهش هزینه‌ها
3. مدیریت ریسک
4. اجتناب از هزینه
5. بهبود بهره‌وری
6. بهبود تجربه مشتری
7. مزیت رقابتی
8. چابکی تحول و نوآوری
9. استراتژی پیوند با اجرا تحول دیجیتال

ویژگی‌های یک کارشناس مدیریت فرآیند

توانمندی‌هایی که یه کارشناس مدیریت فرایند برای اینکه ایده‌آل باشه، بهتره داشته باشه:

• ابزارهای مورد نیاز برای نمودار فرایند بصری
• ترکیب سیستم نرم‌افزار های در دسترس
• طراح
• ملاک‌های مناسب برای مدیر

نرم‌ افزار مدیریت فرایند کسب‌ و کار یا BPMS

BPMS به مجموعه ای از نرم افزارها که برای جمع‌آوری، سازماندهی، تحلیل، اتوماتیک کردن و بهبود فرایندهای کسب و کار به کار گرفته میشه می‌گویند. Process Maker ( پروسس میکر)، KissFlow ،Bizagi ،Monday.com ،Quixy ،Sensus BPM Online ،IGrafx از مهم‌ترین نرم افزار های مدیریت فرآیند هستن.

مدیریت فرآیند کسب‌ و کار شامل چه مراحلی میشه؟

انواع مختلف مدیریت فرایند کسب‌ و کار

BPM سه نوع دارد:

1. محور ادغام
2. انسان محور
3. سند محور

خب حالا یه توضیح مختصری درباره هر کدوم بخونیم:

محور ادغام: BPM بر محور ادغام اکثرا فرایند هایی رو که انسان در اون‌ها دخالت کمتری داره رو اداره می‌کنه و همچنین نرم افزار های موجود در یه شرکت رو به هم متصل می‌کنن که باعث میشه کارها سریع‌تر انجام بشه و ورودی های دستی که خطاهایی رو در روند کار به وجود میارند کاهش میده.

انسان محور: همان‌طور که از اسمش معلومه به هر فرایندی که انسان در اون دخالت می کنه، BPM  انسان محور گفته میشه؛ این نوع  BPM به انسان‌ها توی درک و همکاری برای انجام فرایند‌ها کمک میکنه. مدیریت فرایند کسب و کار انسان محور از مهم‌ترین انواع  BPMها هست؛ چون انسان‌ها هسته هر سازمان هستند به خاطر همین فرایند‌های انسانی باید با دقت بیشتری کنترل بشه تا در روند کار اختلال کمتری به وجود بیاد. مرور اطلاعات و داده‌ها، انجام و بررسی کارهای روزمره، از فعالیت های BPM انسان محور هستند.

سند محور: هدف اصلی BPM سند محور ساخت یک سند مطابق نظرات و تایید همه افراد هست.BPM سند محور ورودی‌های مختلف رو از چند نفر می گیره و با توجه به همه اون‌ها به طور اتوماتیک یه سندی رو می‌سازه که مورد تایید همه باشه. در چه جایی از این نوع BPM استفاده میشه؟ جایی که اسناد و اطلاعات مهم و حیاتی به طور پیوسته تو گردش هستن، توسط افرادی که تو قسمت‌های تدارکات، حسابداری و مدیریت فعالیت می‌کنند مورد استفاده قرار می‌گیره.

امیدوارم این مقاله براتون مفید بوده باشه، بهتون پیشنهاد میکنم برای مطالعه مقاله‌های بیشتر برای افزایش آگاهیتون سری به وبلاگ کالج صنایعشو بزنید.