مدیریت پورتفولیو؛ تعاریف و مزایا

اگر درس کنترل پروژه رو گذرونده باشی، شاید به خاطر بیاری که اوایل این درس با مفهومی به نام پورتفولیو آشنا شدیم هر چند مختصر و در حد یه تعریف ساده از این مفهوم!
فکر میکنی پورتفولیو برگرفته از چه کلماتی باشه؟ در ادامه قرارِ بیشتر درباره پورتفولیو و مدیریت پورتفولیو بخونیم 🙂

کلمه پورتفولیو به چه معناست؟

پورتفولیو (portfolio) برگرفته از دو کلمه‌ ایتالیاییست!
به زبان ایتالیایی به معنای محتوای کاغذی در کیف چرمی بزرگِ (portate fogliou)
که در زبان انگلیسی (portfolio) میگن!

پورتفولیو چیست؟

پورتفولیو مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها، تخصص‌ها و موارد مختلفی هست که ما بر اساس نیازی که داریم از اون‌ها استفاده می‌کنیم تا پروژه‌هامون رو جلو ببریم.

مثلا مجموعه طرح‌های در حال اجرای یه شرکت در کنار هم، یه پورتفولیوی طرح رو ایجاد میکنه!

ممکنه ما به یه تیم کاری (به طور موقت) با یه سری تخصص‌ها و شرایط نیاز داشته باشیم که در پیشبرد پروژه همکاری کنن و بعد از انجام کارشون از پروژه خارج بشن.

هر کدوم از این افراد تخصصی دارن و کاری انجام میدن؛ مدیریت ریسک، مدیریت بحران، متخصص امور مالی، حقوقی، فنی و مهندسین متخصص در پروژه وجود داشته باشن مثل کارفرما، مشاور، پرسنل پیمانکار، مهندس معمار و کاردان مهندسی.
یه پروژه با تخصص و فقط یه نفر انجام نمیشه؛ نفرات مختلف با تخصص‌های مختلف وارد پروژه میشن و هر چقدر در انتخاب درست متخصصین دقت بشه، بهتر میشه تیم‌های مختلف رو انتخاب کرد تا پروژه‌ها رو هدایت کنن.

مدیریت اسناد و پروژه، مدیریت ریسک و بحران، مدیریت هزینه، مدیریت زمان و موارد دیگه که نیازه از متخصصین این‌ها استفاده بشه تا پروژه بهتر پیش بره!

در نتیجه پورتفولیو مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها و کارهاییه که به منظور تسهیل مدیریت موثر اون‌ها و برآورد اهداف استراتژیک کسب و کار در کنار هم قرار گرفتن.

پورتفولیو در علم اقتصاد و علم بازرگانی چگونه تعریف می شود؟

پورتفولیو در علم اقتصاد به معنی سبد سهام متعلق به یه فرد و یا سازمانِ:)

و در لغت به معنی مقام، سهام و در علوم بازرگانی به معنی موجودى اوراق بهادار، اسناد بهادار جمع آورى شده‌ست.

معیارهای تفاوت بین پروژه ها و طرح ها و پورتفولیو ها چه مواردی هستند؟

اجزای پورتفولیو شامل طرح‌ها، پروژه‌ها و عملیات‌ها هستن اما معیارهایی برای تفاوت بین این اجزا وجود داره!

• محدوده
• تغییرات
• معیار موفقیت
• نقطه تکیه رهبری
• اعضای مدیریتی

دانلود رایگان جلسه اشتراک تجربه بایدها و نبایدهای مسیر شغلی و بازار کار کنترل پروژه (کلیک کنین)

مدیریت پورتفولیو چیست؟ (Project Portfolio Management) PPM

مدیریت پورتفولیو پروژه، روشی رو تعیین میکنه که برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی، بررسی پیشرفت به سمت اهداف عملیاتی، مدیریت بودجه و رسیدگی به نگرانی ذینفعان مورد استفاده قرار میگیره و به مدیران پروژه اجازه میده تا با اجرای دقیق اون رو پیگیری کنن🙂

• تمرکز سازمان‌ها بر انتخاب پروژه هایی با بیشترین همسویی با اهداف
• تمرکز بر انجام صحیح و به موقع پروژه ها شامل:
• شناسایی پروژه‌ها
• اولویت‌بندی اون‌ها
• تصویب پروژه‌های همسو با اهداف و نیازهای سازمان
• اداره و پایش پروژه‌ها و طرح‌ها

مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه چه تفاوتی با هم دارند؟

نقش مدیریت پروژه در اجرای درست پروژه‌هاست، اما نقش مدیریت پورتفولیو در اجرای پروژه‌های مناسبه!

از تخفیفی که روی دوره کاربردی و تخصصی کنترل پروژه جهت ورود به بازار کار کالج صنایعشو اعمال کردیم باخبری؟ کلی فیلم و آموزش نرم‌افزار در این دوره برات گذاشتیم که با چند روز مطالعه، برای کار در حوزه شغلی مدیریت و کنترل پروژه آماده بشی:))

چه استاندارد هایی با مدیریت پورتفولیو مرتبط هستند؟

4 استاندارد مرتبط با مدیریت پورتفولیو (PPM) وجود داره:

1. مدیریت پورتفولیو PPM
2. پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK
3. مدیریت طرح
4. مدل بلوغ مدیریت سازمان

خصوصیات اجزای پورتفولیو

اجزای پورتفولیو رو بالاتر نام بردیم اما حالا میخوایم بخونیم که این اجزا چه خصوصیاتی باید داشته باشن!

1. نشون‌دهنده‌ی سرمایه‌گذاری‌های صورت گرفته یا برنامه ریزی شده باشن
2. با اهداف کلان و خرد سازمان همسو باشن
3. قابلیت دسته‌بندی شدن رو داشته باشن
4. کمّی، قابل اندازه‌گیری، دارای رتبه‌بندی و اولویت‌بندی باشن
5. رقابت پذیر باشن، در جذب منابع سازمانی مشترک مثل نیروی انسانی، منابع مالی، ابزار و امکانات تکنولوژی

چه عواملی در کسب موفقیت در مدیریت پورتفولیو و تحقق اهداف سازمانی موثر است؟

عوامل زیر میتونه در موفق بودن اجرای تکنیک مدیریتی پورتفولیو نقش داشته باشه!

1. استاندارد سازی رویه‌ها
2. آگاهی و همسویی سازمانی
3. اراده مدیریت در رده‌های سازمانی
4. ارتباطات لحظه‌ای مطلوب

وظایف و نقش مدیر پورتفولیو در سازمان چیست؟

قطعا یه مدیر پورتفولیو هم، نقش‌ها و وظایفی در سازمان به عهده داره:

• مدیریت اجزای پورتفولیو
• ایجاد و حفظ چارچوب‌ها و روش‌ها
• ارائه اطلاعات به ذینفعان
• مذاکره بر سر منابع
• کمک به شناسایی ریسک‌ها
• هماهنگی بین اجزای پورتفولیو
• ایجاد و بازنگری الگوها
• نظارت بر اجرای سیاست‌ها
• مدیریت دانش
• ایجاد و حفظ فرایندها
• مدیریت اجرا
• ایجاد و حفظ زیرساخت‌ها
• پاسخگویی به نیازهای حقوقی
• ارائه نیازهای اطلاعاتی
• حمایت از تصمیم گیری‌ها
• مشارکت در بازنگری‌ها

مدیر پورتفولیو باید چه مهارت هایی داشته باشد؟

یه مدیر پورتفولیو باید مهارت‌های نرم و سخت و ویژگی‌هایی داشته باشه!

لیست زیر نمونه‌ای از این مهارت‌هاست:

• تصمیم‌گیری
• اولویت‌بندی
• مدل‌سازی
• حسابرسی پروژه
• مدیریت سازمانی
• تسلط به مدیریت ریسک
• مدیریت طرح و پروژه
• آماده سازی پیشنهاد
• مدیریت منابع

چرخه عمر پروژه شامل چه مراحلی است؟

زمانی که اختیارات اجرایی، جهت شروع پروژه تا زمان تحویل و ختم اون به مدیر پروژه
داده میشه شامل مراحلی مثل:

1. شناخت نیازهای سازمان
2. انتخاب بهترین ترکیب از پروژه‌ها
3. برنامه‌ریزی اجرای پروژه (PM)
4. تایید و تحویل اقلام قابل تحویل
5. تعیین منافع حاصل از اجرای پروژه

فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه ها PPM

از نگاه Knutson، فرآیندهای PPM به 5 مرحله تقسیم میشه!

1. تثبیت
2. انتخاب
3. اولویت‌بندی
4. تصویب
5. تخصیص منابع

فرآیندهای PPM از نظر Kendall و Rollins چگونه تعریف شده است؟

مراحل زیر از نظر Kendall و Rollins تاثیر ترکیبی پروژه‌ها رو بر روی هم بررسی میکنه.

• ایجاد بالانس در پورتفولیو از طریق وزن‌دهی به معیارها
• برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها
• آنالیز عملکرد پروژه
• ارزیابی پروژه‌های جدید
• فراهم‌سازی آنلاین اطلاعات راهبردی برای تصمیم گیران

فرآیند استاندارد مدیریت پورتفولیو پروژه ها PPM

خوندیم که از دیدگاه‌های مختلف فرآیندهای PPM چجوری تعریف میشن اما فرآیند استاندارد مدیریت پورتفولیوی پروژه‌ها به دو بخش تقسیم میشه.
بخش اول: اولویت‌بندی پروژه‌ها و تشکیل پرتفولیوی پروژه‌ها و اجرای اون‌هاست.

که در این بخش دو فاز وجود داره که هدفشون، رسیدن به اهداف سنتی مدیریت پروژه‌ست که شامل فرآیند کنترل پروژه‌ و رسیدن به اهداف پرتفولیو هست.

فاز اول:
مشخص کردن معیارهای انتخاب پروژه
اولویت‌بندی معیارها
انتخاب پروژه بر اساس این معیارها و تشکیل پورتفولیوی پروژه‌ها

فاز دوم:
مدیریت پورتفولیوی پروژه‌ها

بخش دوم: نظارت و ارزیابی پروژه ها

PPM (Project Portfolio Management) چگونه پیاده سازی می شود؟

PPM به صورت ایده آل با نظارت مدیرعامل و درنظر گرفتن سازمان در صورت عدم وجود بلوغ کافی، میتونه در سطح مشخصی از سازمان پیاده‌سازی بشه که مزایایی داره.
عوامل زیر مزایای پیاده سازی PPM در سازمان‌هاست:

• بهبود کارایی سازمان
• کاهش هزینه ها
• کاهش ضررهای پنهان
• افزایش سودآوری

چرا سازمان ها باید از تکنیک مدیریت پورتفولیو استفاده کنند؟

استفاده از تکنیک مدیریت پورتفولیو مزایای زیادی برای سازمان‌ها داره! مثل:

• تعیین اقدامات درست
• تحقق اهداف استراتژیک
• حفظ منابع انسانی
• افزایش بهره وری در سازمان‌ها

عدم بکارگیری مدیریت پورتفولیو در سازمان ها چه پیامدهایی دارد؟

مدیر پورتفولیو روی موفقیت وظایف عملی تکیه داره و مدیران پروژه بر موفقیت پروژه!

اما عدم استفاده از روش مدیریت پورتفولیو زیان‌های زیر رو در پی داره:

1. تخصیص منابع انسانی به پروژه‌ها با اولویت پایین
2. هدر رفتن زمان و انرژی مدیران در رایزنی برای درخواست منابع بیشتر
3. تخصیص منابع پاره وقت به پروژه‌ها

و در آخر مدیریت پورتفولیو به دنبال اثربخشی و درست انجام دادنِ طرح، پروژه و یا عملیات جاری در کلیه کسب و کارهاست.

ممنونیم که تا انتهای مقاله رو مطالعه کردی :)) پیشنهاد میکنیم به بخش‌های دیگه سایت کالج صنایعشو هم سر بزنی؛)